Procédure de collecte et d’envoi d’échantillons de cheveux

Ces recommandations et procédures concernent les tests analytiques réalisés par le Centre de toxicologie du Québec (CTQ) dans le cadre de projets de recherche épidémiologique et d’enquêtes. Elles portent sur la préparation et l’expédition des échantillons de cheveux. Pour la collecte d’une mèche de cheveux, le CTQ recommande d’utiliser le modèle créé à cette fin. Il s’agit d’un livret en carton qui sert à agrafer l’échantillon de cheveux.

Préparation

  • Imprimer le modèle de livret sur un papier cartonné.
  • Découper et plier le carton comme un livret.
  • Demeurer vigilant pendant la manipulation du matériel et des prélèvements, afin de ne pas contaminer vos spécimens. L’utilisation de gants en nitrile permet de réduire les risques de contamination des cheveux.

Avant de faire le prélèvement, il est recommandé à la personne de se laver les cheveux au préalable.


Prélèvement

Le prélèvement se fait derrière la tête, près de la nuque.

  • À l’aide de ciseaux propres, couper aussi près que possible du cuir chevelu une mèche d’environ 0,5 cm de diamètre ou plus.
  • À l’aide d’une agrafeuse, fixer la mèche sur le carton à 2-3 endroits différents. Ne pas utiliser de ruban adhésif ni de la colle.
  • Ne pas oublier d’indiquer le côté de la racine par une flèche.
  • À l’aide d’une étiquette ou directement dans le livret, identifier clairement l’échantillon avec un identifiant unique.
  • Mentionner aussi le nom du shampooing utilisé s’il est connu ou tout autre traitement particulier comme une permanente ou une coloration.
  • Glisser ensuite le livret dans un sac de type Ziploc.

  Les informations servant à l’identification du prélèvement doivent être visibles à travers le sac.

Visionner notre vidéo sur la préparation d’un échantillon capillaire (durée : 51 sec)


Conservation

Il est recommandé d’entreposer les cheveux à la température de la pièce (19-25oC) pour éviter la condensation.


Préparation de l’envoi

Dresser une liste exhaustive

Une liste des échantillons présents en format papier doit être intégrée à l’envoi. De plus, le CTQ recommande de transmettre un exemplaire de cette liste par courriel au responsable des projets majeurs du CTQ ([email protected]). Cette liste doit inclure les renseignements suivants :

  • L’identification de tous les échantillons;
  • Les dates de prélèvement et toutes autres informations pertinentes comme l’âge, le lieu de prélèvement;
  • Les coordonnées du demandeur (adresse, courriel, téléphone, etc.).

Bien identifier les échantillons

Chaque échantillon doit être identifié à partir du livret ou à partir d’une étiquette autocollante générée par une imprimante laser, et ce, afin d’éviter la dégradation de l’encre. Une identification par un code à barres devrait être privilégiée.

Choisir le bon service de courrier

Pour l’expédition des échantillons, le CTQ recommande un service de courrier rapide et fiable, qui assure un suivi rigoureux des colis et offre une preuve de livraison (ex. : Federal Express, UPS, World Courier, etc).

Vérifier les exigences pour les douanes transfrontalières

  Vérifiez attentivement auprès du transporteur toutes exigences requises liées aux douanes transfrontalières. La compagnie de courrier est la mieux placée pour vous informer sur les lois en vigueur dans chaque pays où transiteront les spécimens. 


Expédition

Quelques jours avant l’envoi, envoyer le numéro de suivi du colis au CTQ par courriel, afin qu’il puisse réagir rapidement advenant un enjeu durant le transport.

Comment empaqueter les échantillons?

  • Mettre les échantillons en ordre dans une boîte;
  • Combler l’espace vide avec du papier brun de rembourrage;
  • Fermer la boîte;
  • Poser les étiquettes pour l’expéditeur et le destinataire;
  • Ajouter la facture commerciale pour l’expédition.

Comment identifier son colis ou sa glacière?

  • Poser l’étiquette de l’expéditeur
  • Poser l’étiquette du destinataire :

Laboratoire de toxicologie, Centre de toxicologie / INSPQ
945 avenue Wolfe, 4e étage
Québec, QC, G1V 5B3
Canada

  • Afin de minimiser les délais d’attente aux douanes, le CTQ recommande d’ajouter la mention « EXEMPT HUMAN SPECIMENS » à l’extérieur de la boîte et, sur la facture commerciale, la mention « EXEMPT HUMAN SPECIMENS, HUMAN HAIR, FOR RESEARCH ONLY, NO COMMERCIAL VALUE ».

Visionner notre vidéo pour l’empaquetage et l’envoi des échantillons capillaires (durée : 1 min 9 sec)

Dernière mise à jour : 

19 octobre 2020