Poursuivre la mobilisation : quels sont les rôles et les équipes pertinents à la réalisation du projet
Objectif : mettre en place une structure de gestion de projets
Pour être en mesure d’élaborer, d’implanter et de suivre votre projet, il est important : 1) d’identifier une personne chargée de projet et un directeur ou directrice de projet et 2) de mettre en place une structure de gestion de projet.
Personne chargée de projet
Le rôle de cette personne consiste principalement à diriger le projet au quotidien, de veiller à son bon déroulement et de gérer les liens entre les diverses équipes associées au projet ainsi qu’avec le directeur ou la directrice du projet. Elle agit aussi en tant que mobilisatrice des équipes engagées dans la réalisation du projet et contribue à concilier les points de vue différents et à répartir les rôles et responsabilités des parties prenantes. Il est recommandé que cette personne puisse se consacrer au moins à demi-temps (0,5 équivalent temps complet) à la gestion du projet.
Le directeur ou la directrice parrainant le projet
De manière générale, une personne cadre supérieure de l’organisation est désignée comme le mandante du projet. Étant imputable du succès ou de l’échec du projet, cette personne veille à l’alignement de celui-ci sur les orientations stratégiques, à la promotion du projet et à la mobilisation des membres de l’organisation en faveur du changement.
Il convient de clarifier dès le début du projet le rôle des personnes chargée de projet et mandante de même que la marge de manœuvre dont elles disposent respectivement, non seulement par rapport aux autres membres des équipes, mais également par rapport aux autres gestionnaires de l’organisation ainsi qu’aux partenaires engagés dans le projet.
Structure de gestion de projet
La structure de gestion de projets renvoie aux différentes équipes qui contribueront à la réalisation de votre projet. Généralement, on retrouve deux ou trois équipes qui se partagent les rôles stratégiques, tactiques et opérationnels. Le mandat et la composition de ces différentes équipes varient en fonction de différents facteurs, dont l’envergure du projet et la culture de gestion de l’organisation. À noter que la participation de la personne chargée de projet est requise au sein de chaque équipe pour assurer la liaison entre celles-ci et la cohérence de leurs actions.
Voici une description des trois types de rôles associés à la gestion du projet :
Rôles stratégiques
- Formuler la vision et les orientations stratégiques du projet
- Développer la légitimité du projet
- S’assurer de la mobilisation des parties prenantes
- Assurer la cohérence entre les objectifs du changement, les objectifs du projet, les règles et les incitatifs de l’organisation
- Résoudre les enjeux stratégiques associés à la mise en œuvre du projet (politiques, financiers, etc.)
- Concevoir une stratégie d’évaluation du projet
- Prendre les décisions entourant la pérennité du projet
Rôles tactiques
- Élaborer un plan d’action sur la base des orientations stratégiques
- Analyser les pratiques existantes à la lumière des données probantes
- Mettre en place des mécanismes de collaboration
- Identifier les compétences à consolider et à développer
- Résoudre les obstacles opérationnels associés à la mise en œuvre du projet
- Donner un sens au projet en traduisant les orientations stratégiques de manière opérationnelle
- S’assurer de la mise en place des moyens (ex. outils, mécanismes, structures) qui faciliteront l’implantation des changements
Rôles opérationnels
- Maintenir et renforcer la mobilisation des personnes concernées vers l’atteinte des résultats
- Implanter le projet
- Identifier les activités à transformer et les modalités de mise en œuvre
- Identifier les obstacles et les pistes d’amélioration à partir des connaissances détenues par les gens œuvrant au niveau opérationnel
Références
Trottier, L.-H (2012) Guide de gestion du changement de l’IPCDC (en développement).
Lemire, N. et Litvak, E. (2011). L’amélioration en santé : diriger, réaliser, diffuser. Laboratoire d’expérimentation en gestion et en gouvernance (LEGG) de la santé et des services sociaux de la Montérégie.