Cheminement des demandes

Nous vous invitons tout d’abord à nous contacter directement pour discuter de votre projet. Nos coordonnées.

Les demandes formelles doivent être adressées au Secrétariat du Comité d’éthique de santé publique avec l’ensemble des documents requis, soit : la lettre signée par l’autorité responsable, le formulaire de dépôt des projets et les documents propres au projet lui-même, dont le devis descriptif. Dans le cas de projets relatifs à la surveillance, le plan de surveillance ou le questionnaire d’enquête doivent être joints. Tout document facilitant l’examen d’une demande adressée au Comité d’éthique peut être joint à la demande.

Le Comité d’éthique accusera réception des demandes qui lui sont adressées en informant le demandeur de la date de rencontre à laquelle le Comité sera saisi de la demande. Pour saisir le Comité d’une demande, l’ensemble des documents requis doivent être complétés et transmis au moins 15 jours avant la date de rencontre du Comité.

La personne qui transmet officiellement une demande au Comité d’éthique de santé publique constitue le « demandeur ». Comme nous l’avons indiqué plus haut, il s’agit soit de l’autorité responsable d’un projet relatif à la surveillance soit d’un gestionnaire en autorité dans une institution de santé publique visée, pour les projets déposés en vertu du mandat général du Comité d’éthique.

La conduite d’un projet implique souvent la contribution de plusieurs personnes dont la responsabilité varie quant au projet d’ensemble. Pour le CESP, il importe qu’une personne soit clairement identifiée pour agir à titre d’« interlocuteur » privilégié du Comité. Cette personne a pour rôle de fournir, ou de s’assurer que soit fourni, au Comité les clarifications qu’il estime nécessaires pour mieux saisir le projet. Elle a aussi pour rôle d’informer les professionnels et les responsables institutionnels des commentaires que le Comité peut émettre en cours d’examen du projet afin de faciliter l’intégration de ces commentaires.

Selon l’expérience du CESP, la personne qui agit comme interlocutrice est le plus souvent celle qu’on peut identifier comme responsable ou chargée de projet. Lorsque ce n’est pas le cas, il est pertinent d’identifier à la fois la personne responsable du projet et celle qui agira comme interlocutrice du Comité. La description du projet comporte d’ailleurs la description de la structure de projet.

Les professionnels du secrétariat du Comité sont responsables des interfaces entre le Comité et les professionnels impliqués dans le projet, par le biais des communications avec la personne désignée comme interlocutrice du Comité. Dans la plupart des cas, ces interfaces visent à apporter des clarifications sur le projet ou sur le déroulement de l’examen par le Comité.

Le Comité peut, s’il le juge opportun, entendre les responsables du dossier qui fait l’objet de la demande qui lui est adressée. Ces personnes ne participent toutefois pas aux délibérations du Comité.

Il est très difficile d’établir une durée fixe pour l’examen de projets et la rédaction d’un avis du Comité d’éthique. Le type de projet ou de question soumis au Comité et le nombre de dossiers sous examen influencent la durée requise. En fonction de son expérience, le Comité invite les responsables de projets à prévoir une durée équivalente à au moins trois rencontres le temps minimal pour examiner le projet et rédiger un avis et ce, à partir du moment où l’ensemble des informations requises sont soumises au Comité.

Pour le CESP, la démarche de délibération et la rédaction d’un avis sont intimement reliées. L’avis se construit à travers les différentes étapes du processus d’examen du Comité. Si la délibération appartient au Comité, celui-ci n’hésite pas à entrer en dialogue avec les personnes responsables du projet ou de la question sous examen. À travers ces échanges et selon les projets ou questions sous examen, il peut arriver que le Comité exprime des commentaires, voire des recommandations préliminaires, sur certains aspects particuliers, de manière à faciliter la poursuite des travaux.

Au terme de son processus d’examen, le Comité rédige un avis officiel, adopté par consensus. Cet avis du Comité est transmis directement au demandeur, sous la signature du président du Comité.

Un avis du Comité est rendu public soixante jours après qu’il ait été déposé au demandeur, ce délai permettant à ce dernier de prendre acte de l’avis. Le Comité rend publics ses avis selon les moyens qu’il juge utile, minimalement sur le site Web du Comité.

Le CESP a un rôle conseil. Ses avis ne sont pas prescriptifs. En conséquence, il n’est pas dans ses fonctions de s’assurer du suivi donné à ses avis.

Dans le cas où un projet comporte des étapes qui seront développées ultérieurement, le Comité peut demander à les examiner lorsqu’elles auront été complétées. À titre d’exemple, il peut s’agir de se pencher sur le plan d’analyse ou de diffusion de données colligées dans le cas d’une enquête.

Par ailleurs, il est utile que le Comité puisse apprécier la pertinence de sa contribution, dans une perspective d’amélioration de sa propre pratique. Dans cette perspective, au moment de transmettre son avis, il invite les responsables des projets examinés à lui faire part de leurs commentaires quant au processus d’examen du Comité et quant à l’avis produit en réponse à leur demande.

Le CESP pourra aussi contacter les responsables des projets qu’il aura examinés, à l’intérieur d’une éventuelle démarche d’évaluation de sa pratique.