Politique de confidentialité

La présente politique présente les règles que l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) applique pour la protection des renseignements personnels en conformité avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Sites Web visés par la politique de confidentialité :

• Site Web de l’INSPQ
• Site Web du Centre de collaboration nationale sur les politiques publiques et la santé

Collecte et utilisation de renseignements personnels

L’INSPQ collecte et utilise uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Il s’assure de prendre les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements conformément aux lois.

Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement (par exemple en l’associant à d’autres renseignements).

Modes de collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être collectés par différents moyens : directement auprès des personnes, par un intermédiaire ou par des moyens technologiques.

Directement auprès des personnes

Lorsque vous communiquez avec l’INSPQ par téléphone, par courriel ou par la poste ou quand vous utilisez les sites Web de l’INSPQ afin de, par exemple :

• Remplir un formulaire
• Répondre à un sondage
• Postuler à un emploi à l’INSPQ
• Faire une demande concernant vos renseignements personnels ou un dossier qui vous concerne
• Transmettre des commentaires ou déposer une plainte

Par l’entremise de tiers

Il est possible que l’INSPQ collecte des renseignements personnels auprès d’un intermédiaire, notamment un professionnel de la santé, un dispensateur de services ou un autre organisme public.

Utilisation de témoins de navigation

L’INSPQ utilise des témoins de navigation (cookies) pour optimiser votre expérience sur ses sites Web. Les témoins de navigation sont de petits fichiers qui s’inscrivent sur votre ordinateur. Ils servent à stocker de l’information et à faciliter votre navigation et ne permettent pas de vous identifier directement.

Certains de ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement des sites, d’autres servent à des fins de statistiques et d’amélioration des services. À l’exception de ceux nécessaires au fonctionnement du site, vous pouvez décider des types de témoins que vous acceptez lorsque vous arrivez sur le site.

Témoins essentiels (obligatoires)

Certains témoins sont essentiels pour organiser et afficher les pages des sites Web de façon optimale. Ces témoins essentiels contribuent à rendre un site Web utilisable et sécuritaire en activant des fonctions de base comme les formulaires. Les sites Web ne peuvent pas fonctionner correctement sans ces témoins. Ils sont donc obligatoires.

Témoins de performance

Les témoins de performance, tels que ceux de Google Analytics, servent à repérer des problèmes, ainsi qu’à recueillir des informations et des statistiques sur les habitudes d’utilisation des contenus Web. Ces données anonymes sont analysées pour améliorer le fonctionnement des sites Web.

Renseignements échangés automatiquement

Lorsque vous accédez à l’un des sites Web de l’INSPQ, un échange de renseignements se fait automatiquement entre votre ordinateur et le serveur de l’INSPQ. Les renseignements échangés sont les suivants :

• Nom de domaine Internet (exemples : « xcompagnie.com » si vous utilisez un compte personnel d’accès Internet ou « universite.edu » si votre accès se fait à partir d’une université)
• Adresse IP avec laquelle vous accédez à notre site (une adresse IP est un numéro d’identification automatiquement assigné à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet)
• Types d’équipement et de configuration informatiques utilisés pour accéder à notre site Web : navigateur (exemples : Edge ou Google Chrome), système d’exploitation (exemples : Microsoft ou iOS), etc.
• Date et heure auxquelles vous accédez au site
• Pages visitées
• Adresse du site référent, si vous atteignez notre site à partir d’un autre site Web

Communication de renseignements personnels à des tiers

L’INSPQ peut communiquer certains renseignements personnels à des tiers, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Le type de renseignements communiqués dépend de la situation. Par exemple, l’INSPQ peut transmettre des renseignements personnels à des autorités publiques ou à une entreprise dans le cadre de l’exécution d’un contrat de service. Il peut également communiquer certains renseignements personnels à des tiers à des fins d’études, de recherches et de production statistique dans le domaine de la santé publique

Communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec

L’INSPQ peut parfois communiquer des renseignements personnels quand il collabore avec une autre organisation fédérale ou provinciale.

Avant de communiquer ces renseignements personnels, l’INSPQ réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de considérer tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur la vie privée et évalue si les renseignements seront adéquatement protégés. Un contrat ou une entente avec les organisations à qui sont communiqués les renseignements inclut des mesures de sécurité appropriées.

Protection des renseignements personnels

Accès aux renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux membres du personnel dûment autorisés à les utiliser et qui sont nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Mesures de sécurité

Diverses mesures sont en place pour protéger adéquatement les renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé :

• Mesures physiques (contrôle des accès aux bâtiments, aux espaces de travail et aux espaces de classement, etc.);
• Mesures technologiques (pare-feux, chiffrement, authentification multifacteur, etc.);
• Mesures organisationnelles (cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information, clauses contractuelles, etc.).

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la période nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles ils sont détenus par l’INSPQ et en conformité avec le calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Ils sont ensuite détruits de manière sécuritaire et confidentielle.

Droits des personnes concernées par les renseignements personnels

Les droits qu’ont les personnes concernées par les renseignements personnels détenus par l’INSPQ sont :

• Le droit d’accéder aux renseignements personnels à leur sujet;
• Le droit de faire rectifier ou de mettre à jour leurs renseignements personnels;
• Le droit de déposer une plainte.

Pour exercer ces droits, la personne concernée doit communiquer avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée au besoin afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels. Toute modification de la politique fera l’objet d’un avis préalable qui précisera l’objet général des modifications apportées et la date d’entrée en vigueur de ces modifications.