Règlement de fonctionnement

Préambule

Le Comité d’éthique de santé publique (CESP) est formé par l’Institut national de santé publique du Québec (ci-après l’Institut ou INSPQ), en vertu de la Loi sur l’Institut national de santé publique du Québec, RLRQ, c. I-13.1.1,) Conformément à cette loi, il est de la responsabilité de l’Institut de déterminer la composition et les modalités de fonctionnement de ce comité. Le CESP relève du conseil d’administration.

Ce règlement a pour but d’énoncer les modalités déterminées par l’Institut quant au fonctionnement du CESP ainsi que de formaliser les attentes de l’Institut quant aux engagements et aux responsabilités des membres qui le composent. 

1 Identification du Comité d'éthiqure de santé publique

Le nom du comité est Comité d’éthique de santé publique ce qui correspond au collectif formé par ses membres. Toute œuvre produite par le CESP l'est par ce collectif ; ainsi, sauf mention contraire, le CESP est identifié comme auteur.

2 Dispositions générales

2.1 Soumission des demandes

Lorsque le CESP est sollicité pour faire l’examen d’un projet qui relève de son mandat général, la demande d’examen doit être effectuée par un gestionnaire en autorité dans une instance de santé publique. Dans le cas des projets relatifs à la surveillance, les demandes sont adressées au Comité par les responsables légaux de ces projets soit le ministre ou le directeur national de santé publique, au palier central, et les directeurs de santé publique, au palier régional. L’Institut doit aussi s’adresser au CESP dans le cadre de projets de surveillance qui lui sont confiés.

Les documents requis pour saisir le CESP d’une demande doivent parvenir au secrétaire du Comité au moins quinze jours avant une rencontre du Comité. Bien que la réponse à des demandes d’examen ait priorité sur les autres travaux du CESP, celui-ci a aussi la compétence pour initier l’examen de questions qui cadrent avec son mandat, sans que celles-ci ne constituent une demande formelle particulière.

2.2 Rattachement administratif

Le conseil d’administration de l’Institut a la responsabilité de s’assurer que le CESP jouisse d’une autonomie totale dans le cadre de son processus d’examen et de ses productions. Pour ce faire, il assure au Comité le soutien administratif, professionnel et financier nécessaire à son fonctionnement et à la formation continue de ses membres. Le soutien professionnel s’effectue via des employés de l’Institut qui constituent la  « permanence » du Comité; cette permanence est rattachée au Secrétariat général de l’Institut. Un de ces professionnels assume la fonction de secrétaire du Comité. La permanence assiste aux rencontres du Comité et y agit comme personnes-ressources pour soutenir les délibérations.

2.3 Composition du CESP

La composition du Comité d’éthique de santé publique doit comprendre :

  • Un éthicien
  • Trois représentants de la population qui n’ont aucun lien professionnel avec le réseau de la santé et des services sociaux
  • Un directeur de santé publique
  • Deux professionnels œuvrant en santé publique dont un dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux
  • Un avocat

Tout membre additionnel doit être nommé par le conseil d’administration de l’Institut après consultation du président du CESP.

2.4 Nominations des membres et durée du mandat

Les membres du CESP sont nommés par le conseil d’administration de l’Institut. Cette recommandation doit être appuyée par le président du CESP ou le président sortant, le cas échéant.

Le mandat des membres du Comité est d’une durée de trois ou quatre ans selon la décision du conseil d’administration à cet égard et est renouvelable, pour au plus deux autres mandats complets pour la même durée. Le cas échéant, le président du CESP pour recommander un renouvellement de mandat au conseil d’administration. Un membre peut demeurer en fonction jusqu’à ce qu’il soit remplacé ou nommé de nouveau.

2.5 Officiers du CESP

Le Comité d’éthique de santé publique compte trois officiers : un président, un vice-président et un secrétaire. Les deux premières fonctions sont assumées par un membre du Comité tandis que la fonction de secrétaire est assumée par un employé de l’Institut, nommé par celui-ci, et faisant partie de la permanence du Comité.

La personne qui est nommée par le conseil d’administration à titre d’éthicien assume d’office la présidence du Comité.

Il revient aux membres du Comité de nommer la personne qui assumera le mandat de vice-présidence du Comité, selon les modalités et pour la période qu’ils auront déterminées.

2.5.1 Fonctions du président du Comité d'éthique de sdanté publique

Le président assume les fonctions suivantes :

  • Assurer le respect et le bon déroulement du processus d’examen éthique.
  • Présider les réunions du Comité.
  • Assurer le suivi des travaux du Comité avec la permanence de ce dernier.
  • Agir comme porte-parole du Comité ou, le cas échéant, désigner un porte-parole.
  • Participer au processus de sélection des membres et appuyer la recommandation soumise au conseil d’administration de l’Institut au regard de la nomination des membres.
  • S’assurer du respect du règlement de fonctionnement du Comité.
  • Assurer les interfaces avec le Comité de gouvernance et d’éthique du conseil d’administration de l’Institut et, le cas échéant, avec le conseil d’administration.

2.5.2 Fonctions du vice-président du Comité d'éthique de santé publique

En l’absence ou en raison d’un empêchement ponctuel du président du Comité, le vice-président assume les fonctions suivantes. Par contre, en cas d’absence ou d’empêchement prolongé, ce dernier pourra exercer toutes autres fonctions déterminées par le CESP selon la nature de l’absence ou de l’empêchement en cause. 

  • Présider les réunions du Comité;
  • Assurer le suivi de la rencontre qu’il aura présidée auprès du président et avec la permanence du Comité.

2.5.3 Fonctions du secrétaire du Comité d'éthique de santé publique

La personne agissant à titre de secrétaire du CESP participe aux rencontres du Comité et y a droit de parole. Elle coordonne les travaux de soutien au Comité en assumant les fonctions suivantes, en  collaboration avec les autres professionnels de la permanence :

  • Assurer le soutien au fonctionnement du CESP :
    • assurer le processus de recrutement pour la nomination des membres par le conseil d’administration de l’Institut;
    • assurer l’accueil des nouveaux membres;
    • assurer, pour le président, la convocation et l’organisation des rencontres du Comité;
    • assurer la rédaction des comptes-rendus, des projets de lettres, des avis ou autres documents du Comité.
  • Assurer la liaison entre le Comité et les différents groupes concernés :
    • proposer et diffuser les procédures et formulaires de soumission des projets ou questions;
    • recevoir les demandes adressées au Comité; en faire le suivi en fonction du processus retenu;
    • assurer les interfaces entre le Comité et les personnes qui lui adressent une demande.
  • Préparer le rapport d’activité du Comité et le lui soumettre pour adoption.
  • Assurer la mise à jour des informations et activités pertinentes à la réalisation du mandat du Comité et à son rayonnement.
  • Assurer les interfaces avec la personne qui agit à titre de secrétaire général de l’Institut.

Soutenir le président quant aux règles de fonctionnement du comité.

2.6 Vacance au sein du Comité

Une vacance survient au CESP lorsqu’un membre perd la qualité nécessaire à sa nomination, démissionne ou est révoqué par le conseil d’administration de l’Institut.

Perte de qualité

Dans la situation où, au cours de son mandat, un membre perd la qualité nécessaire à sa nomination, le président du Comité en avise le secrétaire général de l’Institut afin que le conseil d’administration puisse procéder au remplacement du membre.

Démission

Un membre qui souhaite mettre fin à son mandat avant l’expiration du terme doit en informer par avis écrit le secrétaire et le président du CESP. La démission prend effet à la date qui est précisée dans l’avis. À défaut de date, elle prend effet immédiatement.

Révocation

Le CESP peut s’adresser au conseil d’administration de l’Institut pour demander la révocation de l’un de ses membres en cas de manquement aux règles de fonctionnement du CESP ou aux valeurs qui sous-tendent ces règles. Pour ce faire, le président du CESP ou, si la révocation concerne ce dernier, le vice-président, envoie un avis écrit en ce sens à la présidente-directrice générale de l’Institut.

2.7 Réunions, quorum et assiduité

Réunions

Les activités du Comité se déroulent sous la forme de rencontres plénières des membres du Comité. Si la situation le justifie, le Comité pourra décider de tenir une conférence téléphonique ou une visioconférence.

Le Comité tient environ dix rencontres par année, soit une moyenne d’une rencontre par mois entre septembre et juin. De façon exceptionnelle, le Comité pourra tenir des rencontres additionnelles.

Deux fois par année, les membres établissent le calendrier des rencontres, soit à l’été pour les rencontres de septembre à décembre et en décembre, pour les rencontres de janvier à juin. Les rencontres ont habituellement lieu à Montréal; elles peuvent aussi se dérouler à Québec ou ailleurs, en alternance, selon la composition du Comité. Le calendrier des rencontres des membres et toutes modifications afférentes sont annoncés par le secrétaire aux personnes et instances susceptibles de lui soumettre un projet.

Les travaux du Comité se déroulent en français.

Convocation

Les membres sont convoqués par courrier électronique aux rencontres du Comité. La convocation et les documents afférents à la rencontre parviennent aux membres au moins sept jours avant la rencontre.

Quorum

Le quorum aux réunions du Comité est constitué de la majorité absolue des membres. Cependant, en plus du président du Comité ou, le cas échéant, du vice-président, l’assemblée doit comprendre au moins un représentant de la population et une des personnes œuvrant en santé publique.

Assiduité

Les membres s’engagent à assister aux réunions. Un membre qui doit s’absenter pour un motif valable doit, sans délai, en avertir le secrétaire du comité. Après trois absences consécutives et non motivées d’un membre, le président prend les dispositions nécessaires selon les circonstances pour remédier à cette situation après avoir rencontré individuellement le membre concerné.

2.8 Groupes de travail

Le Comité peut former tout groupe de travail qu’il juge utile pour se pencher sur une question spécifique. Un groupe de travail est présidé par un membre du Comité et comprend la participation d’au moins un professionnel de la permanence du Comité.

Des personnes extérieures au Comité peuvent être invitées à participer à un groupe de travail. Le résultat des travaux de ces groupes de travail est déposé au Comité qui est seul responsable des suites à apporter à ces travaux. Avant tout travail à être effectué par un comité de travail, les personnes extérieures au CESP doivent s’engager à préserver la confidentialité des travaux qui seront amorcés. Cet engagement demeure en vigueur après le dépôt des travaux au CESP.

2.9 Déclaration de confidentialité

Au moment d’amorcer leur premier mandat et annuellement, par la suite, les membres du CESP s’engagent, par écrit, à tenir confidentielles les délibérations sur les projets soumis à l’attention du Comité de même que tout renseignement confidentiel porté à sa connaissance. Cet engagement à la confidentialité vaut pour la période de leur mandat et perdure lorsque celui-ci prend fin.

Quel que soit leur support, toutes les copies ou documents relatifs à un projet remis aux membres du CESP pour les fins de l’examen éthique doivent être détruits dès que le Comité a rendu son avis sur le projet, La destruction d’un document doit être faite de manière irréversible afin de préserver la confidentialité des informations qui y sont contenues.

2.10 Conflit d'intérêt

Les membres du CESP doivent éviter de se placer dans une situation de conflit entre leur intérêt personnel et les obligations de leur fonction. Ils ne peuvent pas utiliser à leur profit ou au profit d’un tiers l’information obtenue dans l’exercice de leurs fonctions.

Au moment d’amorcer leur premier mandat et à chaque année par la suite, les membres  du CESP sont tenus de compléter et de mettre à jour le formulaire de déclaration d’intérêts prévu à cette fin et de le déposer au secrétaire du Comité.  À chaque rencontre, tout membre du CESP qui est associé, directement ou indirectement, à un projet soumis au Comité doit en avertir les autres membres afin que ceux-ci puissent juger si ce membre doit se retirer pour la durée des délibérations. Il peut être entendu à titre de porteur du projet, si c’est le cas.

2.11 Allocations des membres

L’INSPQ assume les frais de séjour et de transport des membres du Comité selon la directive des frais de déplacement en vigueur à l’Institut. Les membres utilisent les formulaires de demandes de remboursement en vigueur à cette fin.

Une allocation de présence dont le montant est fixé par le conseil d’administration de l’Institut est octroyée aux membres représentants de la population ainsi qu’aux membres avocat et éthicien. 

2.12 Autonomie du CESP

Le Comité réalise l’examen des projets qui lui sont soumis selon le processus d’analyse des projets qu’il adopte et rend public. Il est le seul auteur de ses avis et des recommandations qui s’y inscrivent. Cette complète autonomie au plan de la conduite de l’examen et de la rédaction des avis procure au Comité l’indépendance morale nécessaire pour garantir l’intégrité de son travail.

2.13 Porte-parole du Comité

Le président du Comité est la seule personne autorisée à parler au nom du Comité. En cas d’absence ou d’empêchement du président, celui-ci peut mandater une autre personne pour agir comme porte-parole du Comité.

Toute question adressée par un média ou un organisme public au secrétaire, à un membre du Comité ou au service des communications de l’INSPQ pour des questions relatives au CESP est transmise au président pour y donner suite. Le président communique aussi au secrétaire les questions qui lui seraient adressées par les médias ou d’autres sources, aux fins d’archivage à la mémoire organisationnelle du CESP.

2.14 Représentation du Comité à des congrès, colloques ou autres activités

Toute personne appelée à représenter le CESP à un congrès, forum ou autre activité de ce type doit y être spécifiquement mandatée par le président. La permanence du Comité peut cependant être appelée à présenter le CESP et son mécanisme d’examen éthique. Le président doit être informé de ces activités, lorsqu’il n’est pas appelé à y répondre personnellement. 

2.15 Avis du CESP

Propriété matérielle et intellectuelle des avis émis par le CESP

L’Institut est le conservateur et le diffuseur des productions du CESP, favorisant ainsi leur rayonnement. Au début de leur mandat, les membres du CESP signent une cession totale des  droits d’auteur pouvant leur échoir en raison de leur participation aux travaux du CESP, permettant ainsi que l'Institut soit le seul titulaire des droits de propriété intellectuelle sur les œuvres produites par le CESP. Cette mesure ne porte pas atteinte au fait que le CESP est, sauf mention contraire, le seul auteur de ses œuvres, qui ne peuvent être déformées ou modifiées, assurant ainsi l’indépendance nécessaire pour garantir l’intégrité de son travail.

Diffusion des avis

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1), les avis du comité d’éthique sont publics. 

Avant de le rendre public ou de se prononcer publiquement sur un avis qu’il a produit, le Comité doit avoir transmis cet avis à la personne qui en a fait la demande, au moins 60 jours avant sa parution. L’avis peut être rendu public avant ce terme, sur indication du demandeur.

2.16 Rapport d'activité et mémoire organisationnelle du Comité

Le CESP produit un rapport d’activité annuel qu’il remet au conseil d’administration de l’Institut, après qu’il ait été adopté lors d’une rencontre plénière du Comité. Ces rapports sont accessibles sur le site Web de l’Institut. L’activité du CESP s’inscrit aussi dans le rapport annuel de gestion de l’Institut; le contenu de cette inscription aura été appuyé par le président du CESP.

Des comptes-rendus de rencontres sont rédigés par le secrétaire du Comité et sont adoptés par ce dernier. 

2.17 Dossiers du CESP

À l’exception de ses avis qui sont publics ou de documentation externe (des documents qui sont déjà publics, par exemple), tous les dossiers du CESP qui servent à l’examen d’une question ou d’un projet sont traités de façon confidentielle. Tous les dossiers sont conservés par la permanence du CESP conformément au système de gestion documentaire en vigueur à l’Institut.

2.18 Modification du règlement de fonctionnement interne

Il appartient au CESP de proposer des modifications à ce règlement, lesquelles modifications doivent ensuite être adoptées par le conseil d’administration de l’Institut.

Annexe - Processus de nomination des membres du Comité d’éthique de santé publique

Recrutement

 

Analyse et sélection des candidatures

 

Nomination des membres

 

Responsabilité

  • Confiée à la permanence du CESP

Confiée à un groupe formé

  • d’un membre du Comité de gouvernance et d’éthique du conseil d’administration de l’Institut,
  • de la secrétaire générale de l’Institut
  • du président du CESP
  • de la secrétaire de ce comité.

Le groupe ainsi formé relève du Comité de gouvernance et d’éthique du conseil d’administration de l’Institut.

  • Incombe au conseil d’administration sur recommandation de son Comité de gouvernance et d’éthique,
  • Doit être appuyée par le président du CESP ou le président sortant le cas échéant.

Mandat

  • Recueillir ou solliciter des suggestions de candidatures
  • S’assurer de l’éligibilité des personnes suggérées, en fonction de la catégorie de membres visée. Moyens :
  • Suggestions du CESP, Comité de gouvernance et éthique, conseil d’administration de l’Institut;
  • Consultation de groupes ou organismes concernés;
  • Appel de candidatures annoncées sur les sites électroniques pertinents.
  • Établissement des  critères particuliers à la sélection en cours. Certains de ces critères concernent les attentes particulières à chaque catégorie de membres (qualité du CV, par exemple) tandis que d’autres visent à assurer un équilibre dans la composition d’ensemble du Comité.
  • Analyse des candidatures sur la base du CV des personnes.
  • Rencontres des personnes pressenties soit par téléphone, visioconférence ou en personne pour valider l’analyse des CV. Le président du Comité est d’office présent à ces rencontres; il est accompagné du secrétaire du Comité ou d’un autre membre du groupe.

 

Au terme de l’étape

  • Les éléments suivants sont transmis au groupe d’analyse et de sélection :
  • Modalités de recrutement utilisées;
  • Listes des suggestions reçues, selon la catégorie de membres visée, indiquant la source de la suggestion;
  • CV des personnes suggérées;
  • Identification de suggestions qui ne répondraient pas aux critères d’éligibilité, le cas échéant.
  • Le groupe formule une recommandation au Comité de gouvernance et d’éthique portant sur les personnes sélectionnées.
  • Après discussion et adoption par le Comité de gouvernance, la recommandation est soumise au conseil d’administration. Elle doit être appuyée par le président du CESP.

Les informations concernant les étapes de recrutement, d’analyse et de sélection peuvent être transmises au conseil, s’il le juge pertinent.

  • Les personnes choisies sont informées par une lettre du président-directeur général de l’Institut.