Mandat et dispositions générales

Les éléments qui suivent correspondent aux dispositions générales du Règlement de fonctionnement du Comité d'éthique de santé publique.

Mandat du CESP

Le CESP a un double mandat. D’une part, un mandat particulier qui concerne l’examen éthique des projets de plans de surveillance ou d’enquêtes sociosanitaires élaborés en vertu de la Loi sur la santé publique qui lui sont soumis par le ministre ou les directeurs de santé publique (art. 19.2 de la Loi sur l’Institut national de santé publique du Québec et ses corollaires dans la Loi sur la santé publique, art. 36 et 42). D’autre part, un mandat dit général qui permet au Comité de donner son avis sur toute question éthique qui peut être soulevée par l’application de la Loi sur la santé publique, notamment sur les activités ou actions prévues par le programme national, les plans d’action régionaux ou les plans d’action locaux de santé publique (art. 19.3).

Pouvoirs du CESP

Le Comité d’éthique exerce un rôle conseil. À ce titre, le Comité émet des avis qui suggèrent des orientations et des pistes de solution aux responsables des projets qui lui sont soumis.

Le Comité d’éthique de santé publique n’a pas de pouvoir décisionnel ou prescriptif; son influence est d’ordre moral.

Compétence du CESP

Le CESP a la compétence pour examiner les projets ou questions d’orientation, de planification ou de réalisation des activités ou des actions de santé publique, qui correspondent à l’un ou l’autre des aspects de son mandat, tel qu’indiqué plus haut.

Le législateur ne précise pas, dans les articles de loi qui balisent le mandat du CESP, les personnes ou les institutions qui peuvent lui adresser une demande pour les questions ou projets qui correspondent à son mandat général. Ces institutions sont comprises comme étant celles qui ont un mandat particulier vis-à-vis des éléments énoncés dans le libellé du mandat général : le ministère de la Santé et des Services sociaux, les directions de santé publique des Agences de santé et de services sociaux de même que les Centres de santé et de services sociaux (CSSS) par leur mission santé publique. Des projets de l’Institut peuvent également être examinés par le CESP. Cette ouverture répond à une attente du Comité d’élargir la portée de son mandat et permet de faciliter l’accès au Comité pour les diverses institutions de santé publique.

Dans tous les cas, lorsque le CESP est sollicité pour faire l’examen d’un projet, la demande d’examen doit être effectuée par un gestionnaire en autorité. Les documents requis pour saisir le CESP d’une demande doivent parvenir au Secrétariat du Comité au moins quinze jours avant une rencontre du Comité. Bien que la réponse à des demandes d’examen ait priorité sur les autres travaux du CESP, celui-ci a aussi la compétence pour initier l’examen de questions qui cadrent avec son mandat, sans que celles-ci ne constituent une demande formelle particulière.

Le Comité procède à l’examen de la dimension éthique des projets et questions qui lui sont soumis, par l’éclairage des valeurs et des normativités en présence (et agissant) dans le cadre de ces projets. Il identifie les conflits ou les tensions possibles entre valeurs ou entre valeurs et normativités et soutient la prise de décision en accompagnant les responsables de projet et en proposant des pistes d’action.

La dimension éthique est transversale en ce qu’elle traverse l’ensemble des autres dimensions d’un projet (ou d’une question); les dimensions administrative, juridique, professionnelle et sociale, par exemple. Comme elles sont porteuses de valeurs, le Comité peut questionner certains aspects des projets relatifs à ces différentes dimensions : sa dimension méthodologique, par exemple.

Le Comité d’éthique exclut l’examen éthique de projets de recherche.

Rattachement administratif

Le CESP est rattaché au conseil d’administration de l’Institut national de santé publique du Québec.

Le conseil d’administration de l’Institut a la responsabilité de s’assurer que le CESP jouisse d’une autonomie totale dans le cadre de son processus d’examen. Pour ce faire, il fournit au Comité le soutien administratif, professionnel et financier nécessaire à son fonctionnement et à la formation continue de ses membres.

Le soutien professionnel et administratif du CESP s’effectue via son secrétariat, composé de deux professionnels dont un assume la fonction de secrétaire du Comité d’éthique. Les deux professionnels assistent aux rencontres du Comité. La permanence du CESP est rattachée au secrétariat général de l’Institut national de santé publique du Québec.

Nominations des membres

En vertu de l’article 45 du projet de loi 24, les membres du Comité d’éthique de santé publique qui étaient en fonction le 19 novembre 2009, au moment de l’intégration du Comité à l’INSPQ, « sont réputés avoir été désignés par l’Institut national de santé publique du Québec membres du comité d’éthique formé en vertu de la Loi sur l’Institut national de santé publique […]. Ils demeurent en fonction jusqu’à ce qu’ils soient remplacés ou nommés de nouveau. »

Les membres du Comité d’éthique, nommés après le 19 novembre 2009, sont nommés par le c.a. de l’Institut, sur recommandation de son comité de gouvernance et d’éthique. Cette recommandation doit être appuyée par le président du CESP ou le président sortant, le cas échéant.

Le processus de nomination des membres a été adopté par le c.a. de l’Institut, le 10 février 2010.

Officiers du CESP

Le Comité d’éthique de santé publique compte trois officiers : un(e) président(e), un(e) vice-président(e) et un(e) secrétaire. Les deux premières fonctions sont assumées par un membre du Comité tandis que la fonction de secrétaire est assumée par une employée de l’Institut, nommée par celui-ci.

La personne qui est nommée à titre d’éthicien assume de facto la fonction de présidence du Comité. C’est là reconnaître au membre éthicien une expertise particulière dans la conduite du processus d’examen éthique et non un poids particulier de ce membre à la décision du Comité.

Il revient aux membres du Comité d’éthique de choisir la personne qui assumera la vice-présidence du Comité, en cas d’absence ou d’empêchement du président, notamment lors des réunions du Comité.

Le ou la président(e) et le ou la vice-président(e) assument leur fonction pendant toute la durée de leur mandat de membre du Comité.

Fonctions du ou de la président(e) du Comité d’éthique de santé publique

  • Assurer le respect et le bon déroulement du processus d’examen éthique
  • Présider les réunions du Comité
  • Assurer le suivi des travaux du Comité avec la permanence de ce dernier
  • Signer les productions du Comité, notamment ses avis et rapports d’activité. Lorsque requis, discuter des recommandations du Comité avec les responsables des dossiers
  • Agir comme porte-parole du Comité ou, le cas échéant, désigner un porte-parole
  • Participer au processus de sélection des membres et appuyer la recommandation soumise au c.a. de l’Institut au regard de la nomination des membres
  • S’assurer du respect du règlement de fonctionnement du Comité
  • Assurer les interfaces avec le Comité de gouvernance et d’éthique du conseil d’administration de l’Institut et, le cas échéant, avec le conseil d’administration

Fonctions du ou de la vice-président(e) du Comité d’éthique de santé publique

En l’absence ou en raison d’un empêchement du président du Comité, le ou la vice-président(e) assume les fonctions suivantes :

  • Présider les réunions du Comité
  • Assurer le suivi de la rencontre qu’il aura présidé auprès du président et avec la permanence du Comité

Fonctions de secrétaire du Comité d’éthique de santé publique

La personne agissant à titre de secrétaire du Comité d’éthique participe aux rencontres du Comité et y a droit de parole. Elle coordonne les travaux de soutien au Comité en assumant les fonctions suivantes :

  • Assurer le soutien au fonctionnement du Comité d’éthique :
    • Assurer le processus de recrutement pour la nomination des membres par le conseil d’administration de l’Institut
    • Assurer l’accueil des nouveaux membres
    • Assurer, pour le président, la convocation et l’organisation des rencontres du Comité
    • Assurer la rédaction des comptes-rendus, des projets de lettres, des avis ou autres documents du Comité
  • Assurer la liaison entre le Comité d’éthique et les différents groupes concernés :
    • Proposer et diffuser les procédures et formulaires de soumission des projets ou questions
    • Recevoir les demandes adressées au Comité; en faire le suivi en fonction du processus retenu
    • Assurer la réalisation des travaux de recherche et de développement requis pour l’élaboration et la diffusion publique des avis du Comité;
    • Assurer les interfaces entre le Comité et les personnes qui lui adressent une demande
  • Préparer le rapport d’activité du Comité
  • Assurer la mise à jour des informations et activités pertinentes à la réalisation du mandat du Comité d’éthique et à son rayonnement
  • Assurer les interfaces avec la personne qui agit à titre de secrétaire général(e) de l’Institut.

Durée du mandat

Le mandat des membres du Comité est d’une durée de trois ou quatre ans et est renouvelable, pour au plus deux autres mandats, par le conseil d’administration de l’Institut, sur recommandation de son Comité de gouvernance et d’éthique.

Démission et révocation des membres

La nomination des membres faite en vertu des paragraphes 1 à 5 de l’article 19.4 repose sur des critères spécifiques à chacune des différentes catégories de membres (par exemple ne pas avoir de liens professionnels avec le réseau de la santé et des services sociaux pour les représentants de la population). Les membres doivent aviser le président et la secrétaire du Comité de tout changement qui rendrait leur nomination non conforme à ces critères. Dans la situation où, au cours de son mandat, un membre perd la qualité nécessaire à sa nomination, le président du Comité en avise le président-directeur général de l’Institut afin que celui-ci puisse déclencher la procédure de remplacement du membre.

Démission

Un membre qui souhaite mettre fin à son mandat avant l’expiration du terme doit en informer le président-directeur général de l’Institut par écrit, avec copie au président du CESP. Dès qu’il y a vacance, le membre ne peut continuer à siéger.

Révocation

Le conseil d’administration de l’Institut peut révoquer, avec ou sans audition, un membre sur recommandation du Comité de gouvernance et d’éthique dans un cas de manquement grave au règlement de fonctionnement ou à l’une ou l’autre des valeurs qui sous-tendent les règles.

Réunions, quorum et assiduité

Réunions

Les activités du Comité se déroulent sous la forme de rencontres plénières des membres du Comité. Le cas échéant, et de manière exceptionnelle, le Comité pourra décider de tenir une conférence téléphonique ou une visioconférence.

Le Comité tient environ dix rencontres régulières par année, soit une moyenne d’une rencontre par mois entre septembre et juin. De façon exceptionnelle, le Comité pourra se réunir en dehors de ce calendrier.

Deux fois par année, les membres établissent le calendrier des rencontres plénières, soit en juin, pour les rencontres de septembre à décembre et en décembre, pour les rencontres de janvier à juin. Les membres fixent le lieu des rencontres : soit Montréal, Québec ou ailleurs, en alternance, selon la composition du Comité. Le calendrier des rencontres des membres et toutes modifications afférentes sont annoncés aux personnes et institutions susceptibles de lui soumettre un projet.

Les travaux du Comité se déroulent en français.

Convocation

Les membres sont convoqués par écrit aux rencontres du Comité. La convocation et les documents afférents à la rencontre parviennent aux membres sept jours avant la rencontre.

Quorum

Le quorum aux réunions du Comité est de la majorité des membres. Cependant, en plus du président du Comité ou, le cas échéant, du vice-président, l’assemblée doit comprendre au moins un membre de la catégorie « représentant de la population ».

Assiduité

Les membres s’engagent à assister régulièrement aux réunions. Après trois absences consécutives non motivées d’un membre aux rencontres du Comité, le président peut le rencontrer et explorer avec lui la pertinence de continuer son mandat.

Groupes de travail

Le Comité peut former tout groupe de travail qu’il juge utile pour se pencher sur une question spécifique. Un groupe de travail est présidé par un membre du Comité et comprend la participation d’au moins une professionnelle du secrétariat du Comité.

Des personnes extérieures au Comité peuvent être invitées à y participer. Le résultat des travaux de ces groupes de travail est déposé au Comité qui est seul responsable de répondre à toute demande qui lui est adressée.

Conflit d’intérêt

Les membres du CESP doivent éviter de se placer dans une situation de conflit entre leur intérêt personnel et les obligations de leur fonction. À cet effet, tout membre du CESP qui est associé à un projet soumis au Comité doit en avertir les autres membres et se retirer pour la durée des délibérations portant sur ce projet. Il peut toutefois être entendu à titre de porteur du projet.

Par ailleurs, tout membre se percevant ou étant en conflit d’intérêt avec un projet ou avec ses promoteurs, doit en avertir les autres membres afin que ceux-ci puissent juger si ce membre doit se retirer pour la durée des délibérations.

Les membres ne peuvent utiliser à leur profit ou au profit d’un tiers l’information obtenue dans l’exercice de leurs fonctions.

Allocations des membres

L’Institut national de santé publique du Québec assume les frais de séjour et de transport des membres du Comité selon la directive des frais de déplacement en vigueur à l’Institut. Les membres utilisent les formulaires de demandes de remboursement en vigueur à cette fin.

Autonomie du Comité d’éthique

Le Comité réalise l’examen des projets qui lui sont soumis selon le processus d’analyse des projets qu’il adopte et rend public. Il est le seul auteur de ses avis et des recommandations qui s’y inscrivent. Cette complète autonomie au plan de la conduite de l’examen et de la rédaction des avis procure au Comité l’indépendance morale nécessaire pour garantir l’intégrité de son travail.

Porte-parole du Comité

Le président du Comité est la seule personne autorisée à parler au nom du Comité. En cas d’absence ou d’empêchement du président, celui-ci peut mandater une autre personne pour agir comme porte-parole du Comité.

Toute question adressée par un média ou un organisme public à la secrétaire ou à un membre du Comité est transmise au président pour y donner suite. Le président communique aussi à la secrétaire les questions qui lui seraient adressées par les médias ou d’autres sources, aux fins d’archivage à la mémoire organisationnelle du CESP.

Représentation du Comité à des congrès, colloques ou autres activités

Toute personne appelée à représenter le Comité d’éthique de santé publique – à parler au nom du Comité – à un congrès, forum ou autre activité de ce type doit être spécifiquement mandatée par le président. La permanence du Comité peut cependant être appelée à présenter l’expérience du Comité d’éthique comme mécanisme d’examen éthique formé par l’Institut. Le président doit être informé de ces activités, lorsqu’il n’est pas appelé à y répondre personnellement.

Avis du CESP

Propriété des avis émis par le CESP

Les avis du Comité d’éthique de santé publique sont la propriété de l’Institut national de santé publique du Québec, qui en est le conservateur et le diffuseur. Le contenu ne reflète, toutefois, que l’opinion du CESP et n’engage que lui.

Diffusion des avis

Tel que spécifié par la loi constitutive de l’Institut, « Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), les avis du comité d’éthique sont publics. » (article 19.5).

Avant de le rendre public ou de se prononcer publiquement sur un avis qu’il a produit, le Comité doit avoir transmis cet avis, à la personne qui en a fait la demande, au moins 60 jours avant. L’avis peut être rendu public avant ce terme, sur indication du demandeur.

Rapport d’activité et mémoire organisationnelle du Comité

Le CESP produit un rapport d’activité annuel qu’il remet au conseil d’administration de l’Institut, après qu’il ait été adopté lors d’une rencontre plénière du Comité. Ces rapports sont accessibles sur le site web de l’Institut. L’activité du CESP s’inscrit aussi dans le rapport annuel de gestion de l’Institut; le contenu de cette inscription aura été appuyé par le président du CESP.

Des comptes-rendus de rencontres sont rédigés par la permanence du Comité et adoptés par le Comité.

Dossiers du CESP

À l’exception de ses avis qui sont publics ou de documentation externe (des documents qui sont déjà publics, par exemple), tous les dossiers du CESP qui servent à l’examen d’une question ou d’un projet sont confidentiels. Ces dossiers sont conservés au secrétariat du CESP conformément au système de gestion documentaire de l’Institut.

Sous réserve des dispositions précédentes, toutes les copies d’un projet ou documents relatifs à ce projet remis aux membres du CESP pour les fins de l’examen éthique doivent être détruits dès que le Comité a rendu son avis sur le projet.

Modification du règlement de fonctionnement interne

Il appartient au Comité d’éthique de proposer des modifications à ce règlement, lesquelles modifications sont ensuite adoptées par le c.a. de l’Institut, sur recommandation du comité de gouvernance et d’éthique.